Ehrenamt Vereinsarbeit

Die Kostenrückerstattung im Bereich Ehrenamt

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Eine Organisation kann eine Entschädigung für Kosten vorsehen, die dem Ehrenamtlichen bei der Ausübung seiner freiwilligen Tätigkeit entstanden sind. Dies ist als Kostenrückerstattung bzw. als Entschädigung zu betrachten und nicht als eine Vergütung von geleistete Arbeit. Dabei kann eine Organisation sich für zwei verschiedene Systeme entscheiden. Entweder es wird eine „reale Kostenrückerstattung“ durchgeführt oder eine „pauschale Entschädigung“.

Reale Kostenrückerstattung

Bei der realen Kostenrückerstattung werden nur Kosten zurückerstattet, die auch vom Ehrenamtlichen belegt werden können (durch Rechnungen, Kassenzettel, Kilometergeld anhand real zurückgelegter Strecken, etc.)
In diesem Fall

  • gibt es keinen festgelegten Höchstbetrag
  • müssen keine Sozialabgaben gezahlt werden
  • auf der Steuererklärung ist nichts zu vermerken (weder Einnahmen noch Ausgaben)

Entsteht eine hohe Fahrtleistung pro Jahr, empfiehlt es sich, ein Fahrtenbuch zu führen anhand dessen die gefahrenen Kilometer nachgewiesen werden können. 

Es gelten folgende Sätze, die sich an der Rückerstattung für Fahrtkosten im öffentlichen Dienst orientieren:

01.07.2018 bis

30.06.2019

0,3573 Ct/Km  

Zahlung einer Pauschalen

Bei der Zahlung einer Pauschalen stellt die Organisation ein Budget zur Verfügung und es bedarf keiner Belege. Dabei ist zu beachten, dass laut Gesetz Höchstsummen festgelegt wurden, die steuerfrei sind und nicht bei der Steuererklärung angegeben werden müssen. Die aktuellen Sätze:

  • Pro Tag, an dem man ehrenamtlich tätig war: 34,03 EUR (01.01.2018 - 31.12.2018)
  • Pro Jahr: 1361, 23 EUR (01.01.2018 - 31.12.2018)

Siehe dazu auch unter Links. 

Diese Höchstgrenze gilt auch, wenn ein Ehrenamtlicher gleichzeitig für mehrere Organisationen tätig ist!

Wenn keiner der beiden Grenzbeträge überschritten wird,

  • sind keine Sozialabgaben zu zahlen
  • ist auf der Steuererklärung nichts zu vermerken (weder Einnahmen noch Ausgaben)

Wenn aber bei der Zahlung einer Pauschalen entweder der Tagessatz, der Jahressatz oder beide Sätze überschritten werden,

  • ist die gesamte Summe steuerpflichtig
  • gilt die Person nicht mehr als Ehrenamtlicher

Das Gesetz sieht ausdrücklich vor, dass entweder das System „realen Kostenerstattung“ oder das System „Kostenpauschale“ angewandt wird. Beide Systeme dürfen bei einem einzigen Ehrenamtlichen nicht gleichzeitig angewandt werden, mit einer Ausnahme:

Eine Kombination zwischen Pauschal- und Realvergütung ist nur erlaubt, wenn es sich um Reisekosten handelt und folgende Bedingungen eingehalten werden (Weiterführender Link im Downloadbereich):

  • die Vergütung darf maximal für 2000 km pro Jahr gelten;
  • bei PKW darf die Rückerstattung maximal den Tarif für Beamte erreichen, 0,3460 EUR pro Kilometer (gültig 01.07.2017 - 30.06.2018)
  • bei Nutzung eines Fahrrads können maximal 0,20 EUR pro Kilometer berechnet werden (gültig 01.07.2014 - 30.06.2015)
  • der maximale Betrag darf den Betrag für die persönliche Nutzung von PKW für 2000 km nicht überschreiten.