Ehrenamt Vereinsarbeit

Die Kostenrückerstattung im Bereich Ehrenamt

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Eine Organisation kann eine Entschädigung für Kosten vorsehen, die dem Ehrenamtlichen bei der Ausübung seiner freiwilligen Tätigkeit entstanden sind. Dies ist als Kostenrückerstattung bzw. als Entschädigung zu betrachten und nicht als eine Vergütung von geleistete Arbeit. Dabei kann eine Organisation sich für zwei verschiedene Systeme entscheiden. Entweder es wird eine „reale Kostenrückerstattung“ durchgeführt oder eine „pauschale Entschädigung“.

Reale Kostenrückerstattung

Bei der realen Kostenrückerstattung werden nur Kosten zurückerstattet, die auch vom Ehrenamtlichen belegt werden können (durch Rechnungen, Kassenzettel, Kilometergeld anhand real zurückgelegter Strecken, etc.)
In diesem Fall

  • gibt es keinen festgelegten Höchstbetrag
  • müssen keine Sozialabgaben gezahlt werden
  • auf der Steuererklärung ist nichts zu vermerken (weder Einnahmen noch Ausgaben)

Entsteht eine hohe Fahrtleistung pro Jahr, empfiehlt es sich, ein Fahrtenbuch zu führen anhand dessen die gefahrenen Kilometer nachgewiesen werden können. 

Es gelten folgende Sätze, die sich an der Rückerstattung für Fahrtkosten im öffentlichen Dienst orientieren:

01.07.2018 bis

30.06.2019

0,3573 Ct/Km  

Zahlung einer Pauschalen

Bei der Zahlung einer Pauschalen stellt die Organisation ein Budget zur Verfügung und es bedarf keiner Belege. Dabei ist zu beachten, dass laut Gesetz Höchstsummen festgelegt wurden, die steuerfrei sind und nicht bei der Steuererklärung angegeben werden müssen. Die aktuellen Sätze:

  • Pro Tag, an dem man ehrenamtlich tätig war: 34,71 EUR (01.01.2019 - 31.12.2019)
  • Pro Jahr: 1388,40 EUR (01.01.2019 - 31.12.2019)

Siehe dazu auch unter Links. 

Diese Höchstgrenze gilt auch, wenn ein Ehrenamtlicher gleichzeitig für mehrere Organisationen tätig ist!

Wenn keiner der beiden Grenzbeträge überschritten wird,

  • sind keine Sozialabgaben zu zahlen
  • ist auf der Steuererklärung nichts zu vermerken (weder Einnahmen noch Ausgaben)

Wenn aber bei der Zahlung einer Pauschalen entweder der Tagessatz, der Jahressatz oder beide Sätze überschritten werden,

  • ist die gesamte Summe steuerpflichtig
  • gilt die Person nicht mehr als Ehrenamtlicher

Ausnahme

Der Ministerrat hat am 14. September 2018 genehmigt, dass der Maximalbetrag für die Erstattung von Kosten für bestimmte Kategorien von Freiwilligenarbeit erhöht werden kann.

Dadurch liegt der Maximalbetrag für die Kostenerstattung pro Jahr bei  2.549,90 EUR (indexiert) statt 1.388,40 EUR (indexiert). Die Tagesobergrenze von 34,71 EUR bleibt unverändert. Dies gilt ausschließlich für folgende drei Bereiche:

  • Sportsektor, Sporttrainer, Sportlehrer, Sportcoach, Jugendsportkoordinator, Sportschiedsrichter, Jurymitglieder, Platzwart, Wettkampfrichter
  • Nicht-dringender Krankentransport von Patienten im Liegen von, zu und zwischen Krankenhäusern oder Krankenhausstandorten
  • Tag- und Nachtwache

Die Obergrenzen für Kostenerstattung im Überblick

Art der Freiwilligentätigkeit  

Obergrenze pro Tag

Obergrenze pro Jahr

Alle Arten von Freiwilligenarbeit

34,71 €

1.388,40 €

Sport, Tag- und Nachtwache und nicht-dringender Krankentransport

34,71 €

2.549,90 €


Es gilt das Prinzip: die Kostenerstattung ist keine Verpflichtung einer VoG oder eines nicht-rechtsfähigen Vereins (faktische Vereinigung)

Das Gesetz sieht ausdrücklich vor, dass entweder das System „realen Kostenerstattung“ oder das System „Kostenpauschale“ angewandt wird. Beide Systeme dürfen bei einem einzigen Ehrenamtlichen nicht gleichzeitig angewandt werden, mit einer Ausnahme:

Eine Kombination zwischen Pauschal- und Realvergütung ist nur erlaubt, wenn es sich um Fahrtkosten handelt und folgende Bedingungen eingehalten werden (Weiterführender Link im Downloadbereich):

  • die Vergütung für Fahrtkosten ist auf maximal 2000 km pro Jahr begrenzt;  Für regelmäßige Transporte von Menschen im Rahmen von Freiwilligentätigkeit, beispielsweise ehrenamtliche Fahrdienste, wird die Kilometerbegrenzung pro Jahr aufgehoben. Die Beförderung von Menschen muss eindeutig Schwerpunkt der Freiwilligentätigkeit sein. (NEU)
  • In Anlehnung an die Tarife für Beamte gelten folgende Höchstbeträge: 0,3573 €/Km für ein PKW und  0,20 €/KM für ein Fahrrad (gültig 01.07.2018 bis 30.06.2019)