Sitzung vom 31. März 2017

Abschluss einer Zusatzvereinbarung für Beratungs- und Unterstützungsleistungen im Rahmen des öffentlichen Dienstleistungsauftrags „Implementierung der Standortmarke Ostbelgien für die Deutschsprachige Gemeinschaft“

1. Beschlussfassung :

Die Regierung stimmt dem Abschluss einer Zusatzvereinbarung für Beratungs- und Unterstützungsleistungen zur Implementierung der Standortmarke mit dem Bieter Embassy zu.

Der Ministerpräsident wird mit der Durchführung des vorliegenden Beschlusses beauftragt.

2. Erläuterungen :

Zur Implementierung der Standortmarke Ostbelgien hat die Regierung am 9. Juni 2016 im Rahmen eines vereinfachten Verhandlungsverfahrens mit Bekanntmachung einen Dienstleistungsauftrag an die Firma Embassy vergeben. Das entsprechende Lastenheft wurde am 14. April 2016 durch die Regierung gutgeheißen.

Das Lastenheft vom 14. April 2016 umfasst drei Arbeitspakete: Ausarbeitung des Corporate Designs, Ausarbeitung eines Corporate Wordings, Beratung und Coaching bei der Implementierung der Marke. Gemäß den Bestimmungen zur Durchführung des Auftrags (Punkt 7.4) kann der Auftrag durch Abschluss einer Zusatzvereinbarung, in der die konkreten Modalitäten zu regeln sind, bis maximal 31.12.2018 verlängert werden.

Das Corporate Wording und Corporate Design sind fertig ausgearbeitet und wurden am 22. Dezember 2016 durch die Regierung genehmigt. Der Style Guide und die Editierungsdateien werden zur Zeit finalisiert.

Im Bereich Beratung und Coaching zur Implementierung der Marke fanden Telefonkonferenzen und Abstimmungstermine statt u.a. zu den Themen Marken- und Kommunikationsarchitektur, Umstellungsprozesse innerhalb des Ministeriums und der Regierung, Integration von Diensten, Institutionen und Partnern, Konzeption und Begleitung der Launchkampagne.

Die Standortmarke Ostbelgien wurde am 15. März 2017 vorgestellt. Die Vielzahl der bei der Implementierung einzubindenden Akteure (z.B. Gemeinschaftszentren, paragemeinschaftliche Einrichtungen, Vereinigungen, Unternehmen, etc.) und die Kommunikation der Marke erfordern eine professionelle Beratung und Unterstützung über den 30. Juni 2017 hinaus. Dabei handelt es sich um begleitende Beratung und Coaching u.a. zu den Themen:

• Marken- und Kommunikationsarchitektur
• Umstellungsprozesse innerhalb des Ministeriums und der Regierung der DG
• Grafische Unterstützung bei der Umstellung der Geschäftspapiere von Ministerium und Regierung
• Integration von Diensten, Institutionen und Partnern (konzeptionelle Beratung und/oder gestalterische Entwicklung je nach Bedarf, Unterstützung der Projektsteuerung bei Terminen in den verschiedenen Einrichtungen)
• Konzeption von (Themen)kampagnen
• Arbeitsformate:
• Telefongespräche bzw. -konferenzen
• Ausarbeitungen von schriftlichen Empfehlungen
• Schriftliche Briefings innerhalb des Ministeriums oder für externe Dienstleister
• Konzeptioneller bzw. kreativer Input zu strategischen, kommunikativen, textlichen oder gestalterischen Aufgaben
• Vor- und Nachbereitung sowie Teilnahme an Terminen vor Ort in Ostbelgien für Briefings, Abstimmungen, Präsentationen oder Workshops mit Entscheidungsträgern, Fachbereichen oder Diensten des Ministeriums bzw. externen Partnern, Organisationen, Unternehmen oder Dienstleistern
• Durchführung einer Schulung zur Anwendung des Corporate Designs für Grafikbüros aus Ostbelgien
• Durchführung eines Schulung zur Anwendung des Corporate Wordings für Redakteure, die im Auftrag des Ministeriums texten

Zeitraum: 1. Januar 2017 - 31. Dezember 2018

In der Erwägung, dass der Auftrag aufgrund von Artikel 7.4 Absatz 4 des Lastenhefts durch Abschluss einer Zusatzvereinbarung bis maximal 31.12.2018 verlängert werden kann, hat die Firma Embassy am 6. Februar 2017 ein ordnungsgemäßes Angebot in Bezug auf die zusätzlichen Beratungs- und Unterstützungsleistungen im Rahmen des öffentlichen Dienstleistungsauftrags „Implementierung der Standortmarke Ostbelgien für die Deutschsprachige Gemeinschaft“ eingereicht.

3. Finanzielle Auswirkungen :

Die Kosten für den Dienstleistungsauftrag belaufen sich auf 69.720 € zzgl. MwSt. Die Finanzierung geht zu Lasten des Organisationsbereich 20, Programm 12, ZW 12.11.

4. Gutachten :

Das Gutachten der Finanzinspektion vom 22. März 2017 liegt vor.

5. Rechtsgrundlage :

Lastenheft FbAURE.PM/01.10/16.93 vom 7. April 2016, 14. April 2016 durch die Regierung genehmigt

Gesetz vom 15. Juni 2006 über öffentliche Aufträge und bestimmte Bau-, Liefer- und Dienstleistungsaufträge

Königlicher Erlass vom 15. Juli 2011 über die Vergabe öffentlicher Aufträge in den klassischen Bereichen

Königlicher Erlass vom 14. Januar 2013 zur Einführung der allgemeinen Ausführungsregeln der öffentlichen Aufträge und öffentlichen Baukonzessionen

Gesetz vom 17. Juni 2013 über die Begründung, Unterrichtung und Rechtsmittel im Bereich öffentlicher Aufträge und bestimmter Bau-, Liefer- und Dienstleistungsaufträge