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Die gesetzlichen Grundlagen sind nun geschaffen. Der Artikel 9:16/1 des Gesetzes der Gesellschaften und Vereinigungen (Code des sociétés et des associations) erlaubt es dem Verwaltungsrat, Generalversammlungen unter bestimmten Bedingungen digital oder schriftlich durchzuführen. Dazu müssen keine entsprechenden Bestimmungen in der Satzung stehen.

Digitale Generalversammlung

Der Verwaltungsrat kann auch ohne eine entsprechende Bestimmung in der Satzung eine digitale Generalversammlung durchführen.

Es gelten die folgenden Bedingungen:

• Die Einladung zur Generalversammlung muss mindestens 15 Tage vorher mit Nennung aller Tagesordnungspunkte erfolgen.
• Die Einladung zur Generalversammlung muss eine klare Beschreibung der Schritte enthalten, die zur Teilnahme an der Sitzung erforderlich sind, insbesondere die technischen Prozeduren.
• Die gesetzlichen Abstimmungsquoten gelten weiterhin. Dabei werden alle Mitglieder berücksichtigt, deren Identität zu Beginn der Videokonferenz festgestellt wurde.

Schriftliche Beschlüsse im Umlaufverfahren

• Das Gesetz ermächtigt die Mitglieder, einstimmig und schriftlich Beschlüsse zu fassen, die die Befugnisse der Mitgliederversammlung betreffen. Ausgenommen sind diejenigen, die die Änderung der Satzung betreffen.
• Die Möglichkeit, Beschlüsse durch ein schriftliches Verfahren herbeizuführen, muss nicht mehr in der Satzung festgelegt sein.
• In einem Brief bzw. in einer E-Mail muss die Prozedur zum schriftlichen Umlaufverfahren genau erklärt werden.
• Die schriftliche Antwort muss folgende Angaben beinhalten:

• die Identität des Mitglieds, Name und Funktion
• den Text der Beschlussvorlage
• für jede Entscheidung zur Beschlussvorlage: Ja / Nein / Enthaltung
• Datum und Unterschrift

• Der Verwaltungsrat erstellt ein Protokoll, in dem die Beschlüsse mit den Entscheidungen festgehalten werden. Das Protokoll wird vom Präsidenten und/oder dem Schriftführer datiert und unterschrieben. Das Protokoll schickt der Verwaltungsrat allen Mitgliedern der VoG schriftlich per Brief oder E-Mail zu.

Detaillierte Informationen dazu erhalten Sie im Infoblatt, das Sie im Downloadbereich finden.

Die VoG mietet oder vermietet eine Immobilie:

• Was ist zu beachten?
• Was gehört zu den Pflichtversicherungen, die eine VoG abschließen muss?
• Wie bin ich als Verwalter einer VoG versichert?

Die regelmäßig stattfindenden Infoveranstaltungen geben einen umfassenden Überblick zu Versicherungsfragen. Die aktuelle Präsentation finden Sie im Download.

Die ordentliche Generalversammlung mit Verabschiedung des Jahresabschlusses muss spätestens sechs Monate nach Ende des Geschäftsjahres erfolgt sein. Danach haben die Verwalter 30 Tage Zeit, den Jahresabschluss zu veröffentlichen. Geschieht das nicht, so drohen Sanktionen. Im Download finden Sie das Infoblatt.

Die Vereinbarung über die Zusammenarbeit mit Ehrenamtlichen ist keine gesetzliche Verpflichtung. Allerdings schreibt das Gesetz über die Rechte der Freiwilligen 2005 in Artikel 4 vor, dass die Organisation den Ehrenamtlichen vor Beginn des Engagements über folgende Punkte informieren muss:

• den uneigennützigen Zweck und den rechtlichen Status der Organisation;

• den Versicherungsvertrag bezüglich der Haftpflichtversicherung, die die Organisation abschließen muss.

• Die mögliche Abdeckung anderer Risiken im Zusammenhang mit der Freiwilligenarbeit durch einen Versicherungsvertrag;

• gegebenenfalls die Zahlung von Ausgaben für die Freiwilligenarbeit, die Art dieser Ausgaben und die Fälle, in denen sie bezahlt werden;

• die Wahrung des Berufsgeheimnisses und der Verschwiegenheitspflicht (diese Bestimmung wurde bei den letzten Gesetzesänderungen im Februar 2019 präzisiert)

Gegebenenfalls muss die Organisation nachweisen, dass sie dieser Informationspflicht nachgekommen ist.

Das Gesetz hält fest, dass diese Informationen auf jede Art und Weise mitgeteilt werden können (im Rahmen einer Vereinbarung über die Zusammenarbeit mit Ehrenamtlichen, in einem Informationsblatt, in einer Broschüre, mündlich. Im Download finden Sie eine Vorlage über die Zusammenarbeit mit Freiwilligen.

Der Königliche Erlass Nr. 4 vom 9. April legt bestimmte Regeln für die Verschiebung der Generalversammlung und insbesondere für die Organisation von Sitzungen aus der Distanz fest. Diese Maßnahmen wurden nun bis einschließlich 30. Juni 2020 verlängert.

Wie können sich die Verwalter treffen und vor allem, wie können sie Entscheidungen treffen?

Der Gesetzgeber betont die Wichtigkeit von gemeinsamen Diskussionen vor der Abstimmung. Das heißt, der Normalfall ist die Verwaltungsratssitzung, bei der alle Mitglieder persönlich anwesend sind.

Allerdings sind auch schriftliche Entscheidung sowie Videokonferenzen möglich. Details finden Sie unter LINKS sowie unter Downloads.

Der Infotext im Download gibt einen Überblick über die wesentlichen Themen der Finanzverwaltung einer VoG. Zusätzlich dazu hat das Ministerium der Deutschsprachigen Gemeinschaft digitale Wege beschritten und zu diesen Themen ein Tutorial (Video) produziert. In knapp 50 Minuten erhalten Sie einen umfassenden und aktuellen Überblick. Das Tutorial können Sie hier abrufen.

Aus den Inhalt: - das neue Gesetzbuch der Gesellschaften und Vereinigungen, das die VoG-Gesetzgebung von 1921 ersetzt - Buchführung - Veröffentlichung des Jahresabschlusses - vereinfachte Buchführung - Buchhaltungsprogramm für die vereinfachte Buchführung - die Belgische Nationalbank – Modelle für den Jahresabschluss - die wichtigsten Termine/Fristen für eine VoG, um Erklärungen abzugeben - steuerliche Behandlung der Einnahmen von VoGs / Spenden an VoGs - Wann zahlt eine VoG Steuern? - Kostenrückerstattung im Rahmen von ehrenamtlicher Arbeit - Sonderregelungen für die Sportclubs - Entschädigungen für Künstler

Sie haben einen Arbeitsvertrag im Rahmen der Vereinsarbeit. Aufgrund der Coronakrise können Sie derzeit nicht arbeiten.

Das Gesetz regelt in verschiedenen Fällen, wenn ein Vertrag in Bezug auf die Vereinsarbeit nicht erfüllt wird, insbesondere im Falle von vorübergehender höherer Gewalt (Artikel 5, §3 des Gesetzes vom 18. Juli 2018 über die wirtschaftliche Erholung und die Stärkung des sozialen Zusammenhalts). Wenn Sportaktivitäten und Veranstaltungen aufgrund der Corona-Pandemie ausfallen, stellt dies einen Fall höherer Gewalt dar, wodurch die Ausführung des Arbeitsvertrags des Vereins ausgesetzt wird. Das Gesetz legt fest, dass in diesem Zeitraum, wo der Vertrag nicht erfüllt wird, der Vereinsarbeiter keine Entschädigung fordern kann.

Stand 31. März 2020

Ja, die Deutschsprachige Gemeinschaft bietet die Möglichkeit, sich schnell und unbürokratisch versichern zu lassen. Füllen Sie den Zulassungsantrag im Download aus und schicken diesen per Mail an dieter.gubbels@dgov.be. Sie sind allerdings erst versichert, wenn Ihr Antrag bestätigt wurde.

Stand 31. März 2020

Ja. Laut föderaler Arbeitsministerin Nathalie Muylle „ist die Kombination von vorübergehender Arbeitslosigkeit und ehrenamtlicher oder ergänzender Tätigkeit möglich, ebenso die vorübergehende Arbeitslosigkeit für Zeitarbeitnehmer“. Dies gilt vom 13. März bis zum 30. Juni 2020. Die Kategorien, die unter diese Lockerung fallen, sind:

• Feuerwehr- und Zivilschutz-Freiwillige
  
  Es ist erlaubt, als freiwilliger Feuerwehrmann und Zivilschutzhelfer während der vorübergehenden Arbeitslosigkeit zu arbeiten. In diesem Zusammenhang erhaltene Vergütungen können kumuliert werden. Es müssen keine besonderen Formalitäten erfüllt werden.
• andere Aktivitäten als Freiwilliger
  
  Normalerweise müssen Arbeitslose vor Beginn ihrer ehrenamtlichen Tätigkeit eine Genehmigung des Landesamtes für Arbeitsbeschaffung anfragen. Eine Ausnahme von der Meldepflicht gilt für den vorübergehend arbeitslosen Menschen, der eine freiwillige Tätigkeit für eine Privatperson oder eine Organisation ausüben möchte. Es versteht sich von selbst, dass keine freiwillige Tätigkeit ausgeübt werden darf, die den Gesundheitsmaßnahmen, die auf einen Abstand von 1,5 m abzielen, zuwiderläuft.

Stand 31. März 2020

Aufgrund des Versammlungsverbots kann eine VoG ihre Generalversammlung nicht durchführen. Ist eine Videokonferenz möglich? "Die Grundregel ist, dass man eine Generalversammlung nicht aus der Ferne organisieren kann", versichert Jérôme Henri, Rechtsanwalt in Brüssel und Experte für MonASBL.be.

Allerdings muss man diese Frage von Fall zu Fall entscheiden. Oberstes Prinzip ist, dass die VoG allen Mitgliedern die Möglichkeit bieten muss, sich aktiv in einer Generalversammlung zu beteiligen. Sollte dieses Grundrecht aufgrund technischer Gegebenheiten nicht für alle Mitglieder möglich sein, dann ist die Durchführung einer „elektronischen“ Generalversammlung nicht ratsam! 

Bei einer kleinen VoG mit wenigen Mitgliedern, die alle gleichzeitig per Telefon- und Videokonferenz an einer Generalversammlung teilnehmen und auch aktiv intervenieren können, ist eine solche Videokonferenz denkbar.   Optimal ist eine Verschiebung der ordentlichen Generalversammlung bis nach Ende der Coronakrise.

Stand 31. März 2020

Die gute Nachricht: VoG haben bis September Zeit, ihre Generalversammlung durchzuführen. Am 29. März hat Justizminister Koen Geens der Regierung einen Erlass vorgelegt, um die Unklarheiten im Zusammenhang mit der Durchführung von Generalversammlungen von VoG’s während der Corona-Pandemie zu klären. In einer Pressemitteilung mit dem Titel „Premier volet d’arrêtés royaux de pouvoirs spéciaux relatifs à la Justice“ präzisiert Minister Koen Geens, dass alle Generalversammlungen, die vor dem 19. April einberufen wurden oder werden sollten, die Möglichkeit haben, die Generalversammlung bis 10 Wochen nach Ablauf der Frist zu verschieben. Da dieser Termin für VoG‘s im Allgemeinen auf den 30. Juni festgelegt ist (es sei denn, in den Statuten ist ein früherer Termin vereinbart)  bedeutet dies, dass man die Generalversammlung auf September 2020 verschieben kann.

Der Erlass, der in den kommenden Tagen im Belgischen Staatsblatt veröffentlicht werden soll, sieht auch vor, dass das Verwaltungsorgan sprich Verwaltungsrat weiterhin einstimmig schriftliche Entscheidungen treffen kann. Dazu müssen alle Verwalter in der Lage sein, mit Hilfe eines elektronischen Kommunikationsmittels, mit zu diskutieren, zu beraten und zu entscheiden.

Bitte beachten Sie für die definitive Regelung die Veröffentlichung des Erlasses.

Stand 31. März 2020

Bei der Gründung einer Vereinigung ohne Gewinnerzielungsabsicht (VoG) muss man einige gesetzliche Vorgaben und Prozeduren beachten. Gesetzliche Grundlage ist das Gesetz der Gesellschaften und Vereinigungen vom 23. März 2019 (Code des sociétés et des associations - CSA). In Buch 9 wird das Regelwerk bezüglich der VoGs beschrieben.

Das Gesetz finden Sie unter dem beigefügten Link (auszugsweise auch in Deutsch). Eine Mustersatzung nach den neuen gesetzlichen Vorgaben ist in Vorbereitung.

Alle juristischen Personen, sprich VoG's, sind verpflichtet, eine Steuererklärung einzureichen. Die Frist ist in der Regel Ende September und variiert von Jahr zu Jahr. Die Steuererklärung kann nur noch online mit dem BIZTAX-System gemacht werden. Im Downloadbereich finden Sie eine Schritt-für-Schritt-Anleitung, wie man die Erklärung mit dem BIZTAX-System ausfüllt. Regelmäßig bietet das Ministerium dazu auch Infoveranstaltungen an, beispielweise am 12. September 2020 im Ministerium Eupen.

Eine Anmeldung ist erforderlich..

Das Gesetz über die Gesellschaften und Vereinigungen schreibt vor, wie eine Vereinigung zu liquidieren ist. Das Gesetz sieht drei Möglichkeiten der Liquidation vor:

• die gerichtliche Auflösung
• die Auflösung kraft Gesetz
• die freiwillige Auflösung durch Mitgliederbeschluss in der Generalversammlung

Üblich ist die freiwillige Auflösung. Alles Weitere unter Links oder im Downloadbereich

Ja, das Gesetz über die Rechte der Freiwilligen vom 3. Juli 2005 sieht vor, dass ein Ehrenamtlicher für sein Engagement entschädigt werden kann. Dies ist als Kostenrückerstattung zu betrachten und nicht als eine Vergütung für geleistete Arbeit.

Die pauschale Entschädigung ist bis zu einer Summe von 34,71 Euro pro Tag (2019, indexiert) oder 1.388,40 Euro pro Jahr (2019, indexiert) steuerfrei und braucht bei der Steuererklärung nicht angegeben zu werden. Alles Weitere unter Links oder im Downloadbereich.

Ja, VoGs gelten auch als Unternehmen, die Finanzen verwalten. Die wirtschaftlichen Eigentümer (Verwalter der VoG) mussten bis zum 31. Dezember letzten Jahres in das UBO-Register eingetragen werden. VoGs, die in Verzug sind, werden sanktioniert. Jede Änderung bei den Verwaltern muss ebenfalls innerhalb von 30 Tagen im UBO-Register aktualisiert werden. Am 12. September 2020 fand dazu eine Informationsveranstaltung (Webinar) statt. Die Präsentation finden Sie unter Downloads.

Ja, wenn sie vorab das Landesamt für Arbeitsbeschaffung (LFA) um Erlaubnis fragen. Dazu gibt es bestimmte Formulare.

Ja, wenn sie vorab das Landesamt für Arbeitsbeschaffung (LFA) um Erlaubnis fragen. Dazu gibt es bestimmte Formulare.