Sitzung vom 6. Februar 2020

Lastenheft zur Vergabe eines Dienstleistungsauftrags über eine Struktur- und Organisationsanalyse des Ministeriums und der verbundenen öffentlichen Dienste der Deutschsprachigen Gemeinschaft mit Verbesserungsvorschlägen

1. Beschlussfassung:

Die Regierung genehmigt das Lastenheft zur Vergabe eines Dienstleistungsauftrags über eine Struktur- und Organisationsanalyse des Ministeriums und der verbundenen öffentlichen Dienste der Deutschsprachigen Gemeinschaft mit Verbesserungsvorschlägen.

Der Ministerpräsident, Minister für Lokale Behörden und Finanzen wird mit der Durchführung des vorliegenden Beschlusses beauftragt.

2. Erläuterungen:

2.1. Hintergrund und Zielsetzung des Auftrags

Wie in der Regierungserklärung vom 16. September 2019 angekündigt, soll ein externes Audit in Auftrag gegeben werden, um die Arbeit, die Arbeitsabläufe, die Arbeitsweisen, die interne Kommunikation und die Organisationsstrukturen unserer Dienste kritisch hinterfragen zu lassen. Zudem soll die externe Firma Optimierungspotentiale aufzeigen, nach Möglichkeiten der Effizienzsteigerung suchen und Veränderungen vorschlagen. Dementsprechend hat der Auftrag zwei Schwerpunkte, die eng miteinander verknüpft sind.

In einem ersten Schritt analysiert der Auftragnehmer das Aufgabenfeld, die Organisationsstruktur und die Schlüsselprozesse sowohl im Ministerium der Deutschsprachigen Gemeinschaft (im weiteren Verlauf: das „Ministerium“) als auch im Gesamtsystem mit den verbundenen öffentlichen Diensten (im weiteren Verlauf: „Betrieb DG“). Diese Analyse berücksichtigt einerseits die interne Organisation des Ministeriums mit seiner Struktur und der internen vertikalen und horizontalen Aufgabenverteilung und andererseits die Schnittstellen des Ministeriums zu seinen Partnern, wobei hier insbesondere die Schnittstellen mit der Regierung und den öffentlichen Einrichtungen der Deutschsprachigen Gemeinschaft im Mittelpunkt stehen. Darüber hinaus werden die Struktur, die funktionalen Beziehungen und die Aufgabenverteilung im Gesamtsystem „Betrieb DG“ untersucht. In einem zweiten Schritt erarbeitet der Auftragnehmer auf Grundlage der Analyseergebnisse konkrete Handlungsempfehlungen zur Optimierung der Struktur und der Organisation des Ministeriums sowie bez. der Struktur, der Aufgabenteilung und der Beziehungsorganisation im Betrieb DG insgesamt.

Die Handlungsempfehlungen dienen zur Optimierung der Aufgabenwahrnehmung durch die angeführten öffentlichen Dienste der DG im Hinblick auf Effizienz und Qualität. Hierzu sollen durch die Verbesserung der Struktur, der Organisation und der Aufgabenteilung insbesondere die vorhandenen personellen Ressourcen optimal eingesetzt werden.

2.2. Provisorischer Zeitplan zur allgemeinen Orientierung

06.02.2020    Regierungsbeschluss zur Genehmigung des Lastenhefts

07.02.2020    Erhalt der Notifizierung des Regierungsbeschlusses und Bekanntmachung auf dem belgischen Portal E-Procurement

12.02.2020    Die Bekanntmachung sollte auf dem europäischen Portal TED erscheinen

13.03.2020    Öffnung der Teilnahmeanträge

02.04.2020    Auswertung der Teilnahmeanträge, mit Gründen versehenen                           Regierungsbeschluss fassen

03.04.2020    Erhalt der Notifizierung des Regierungsbeschlusses, Mitteilungen an die nicht ausgewählten Bewerber und Aufforderung zur Angebotsabgabe an die ausgewählten Bewerber

27.04.2020    Angebotseröffnung

15.05.2020    Auswertung und Verhandlungsphase, Aufforderung ein angepasstes Angebot einzureichen

25.05.2020    Angebotseröffnung (angepasste Angebote)

11.06.2020    Auswertung der angepassten Angebote, mit Gründen versehener Regierungsbeschluss

12.06.2020    Erhalt der Notifizierung des Regierungsbeschlusses und Mitteilungen an die Bieter

27.06.2020    Wartefrist, Auftragsabschluss (insofern kein Antrag auf Aussetzung eingereicht wird) und Projektbeginn

11.07.2020    Erster Bericht: Detaillierter Projektplan

28.09.2020    Zweiter Bericht: Fortschrittsbericht

14.12.2020    Vorlage des Entwurfs des Abschlussberichts

28.12.2020    Projektende und Vorlage des Abschlussberichts

3. Finanzielle Auswirkungen:

Zum jetzigen Zeitpunkt entstehen noch keine finanziellen Auswirkungen.

4. Gutachten:

Es sind keine Gutachten erforderlich.

5. Rechtsgrundlage:

  • Gesetz vom 17. Juni 2016 über öffentliche Aufträge

  • Gesetz vom 17. Juni 2013 über die Begründung, Unterrichtung und Rechtsmittel im Bereich öffentlicher Aufträge und bestimmter Bau-, Liefer- und Dienstleistungsaufträge sowie Konzessionen

  • Königlicher Erlass vom 18. April 2017 über die Vergabe öffentlicher Aufträge in den klassischen Bereichen

  • Königlicher Erlass vom 14. Januar 2013 zur Einführung der allgemeinen Ausführungsregeln der öffentlichen Aufträge

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