Sitzung vom 22. April 2021

Beschluss zur Vergabe im Rahmen des öffentlichen Dienstleistungsauftrags „Konzeption, Entwicklung und Einführung eines multifunktionalen Schulverwaltungsprogramms zur Unterstützung der Schulen und des öffentlichen Bildungsauftrags in der Deutschsprachigen Gemeinschaft“

1. Beschlussfassung:

Die Regierung beschließt den Dienstleistungsauftrag „Konzeption, Entwicklung und Einführung eines multifunktionalen  Schulverwaltungsprogramms zur Unterstützung der Schulen und  des öffentlichen Bildungsauftrags in der Deutschsprachigen Gemeinschaft“ auf Grundlage des Lastenheftes mit der Referenz FbIT.BEF/00-03/20.4 und des am 08.02.2021 eingereichten Angebots an den Bieter KOSMOS aus FR-44000. zu vergeben.

Der Ministerpräsident ist mit der Durchführung des vorliegenden Beschlusses beauftragt.

2. Erläuterungen:

Die Bekanntmachung zur Vergabe eines Dienstleistungsauftrags über die Konzeption, Entwicklung und Einführung eines multifunktionalen Schulverwaltungsprogramms zur Unterstützung der Schulen und des öffentlichen Bildungsauftrags der Deutschsprachigen Gemeinschaft wurde in der Regierungssitzung vom 8. Oktober 2020 genehmigt. Das Vergabeverfahren ist eine europäische Ausschreibung mit Verhandlungsverfahren. Es sind jährlichen Funktionskosten zwischen 200.000.-€ und 250.000.-€ für den Auftrag vorgesehen worden.

Am 16. Oktober 2020 wurde der Auftrag zur Bekanntmachung im belgischen Anzeiger der Ausschreibungen (E-Procurement) sowie im Amtsblatt der Europäischen Union (TED) veröffentlicht. Die Teilnahmeanträge mussten bis zum 25. November eingereicht werden.

Am 25. November 2020 erfolgte die Öffnung der Teilnahmeanträge. Es wurden sechs Anträge gestellt. Es handelt sich um die Anträge der Bewerber Apkiosk SPRL, Base-Net Education AG, Dr. Josef Raabe Verlags-GmbH, KOSMOS, SWH Softwarehaus Heider GmbH und E-Smile SPRL. Alle Teilnahmeanträge erfüllten die Voraussetzungen zum Zugangsrecht.

Da in der Bekanntmachung die Anzahl der eingehenden Teilnahmeanträge auf mindesten drei und maximal fünf Teilnehmer beschränkt wurde, fand im Anschluss eine Analyse der Teilnahmeanträge statt.

Nach Auswertung der qualitativen Auswahlkriterien wies die Firma E-Smile SPRL im direkten Vergleich weniger Eignungskriterien auf als die fünf anderen Teilnehmeranträge und wurde somit für die zweite Phase des Verfahrens nicht berücksichtigt.

Am 21 Dezember 2020 wurde der Auftrag zur Angebotsabgabe im belgischen Anzeiger der Ausschreibungen (E-Procurement) sowie im Amtsblatt der Europäischen Union (TED) veröffentlicht. Die Angebote mussten bis zum 08.Februar 2021. November eingereicht werden.

Am 08. Februar 2021 erfolgte die Öffnung der Preisangebote. Es wurden von allen fünf zugelassenen Anbietern ein Angebot eingereicht. Es handelt sich um die Angebote der Bewerber Apkiosk SPRL, Base-Net Education AG, Dr. Josef Raabe Verlags-GmbH, KOSMOS und SWH Softwarehaus Heider GmbH. Alle eingereichten Preisangebote genügten den Bestimmungen zum Zugangsrecht.

Nach Auswertung der qualitativen Auswahlkriterien erweist sich das Angebot der Firma Kosmos im direkten Vergleich als das am wirtschaftlich günstigste Angebot heraus.

Die Auswahlkriterien des Lastenheft basieren auf folgende Kriterien:

  1. Preis:                                                                                   50 Punkte
  2.  Für unseren Bedarf geeignetste Produktportfolio:                     20 Punkte
  3.  Modularität der Lösung und Schnittstellenkomptabilität:           10 Punkte
  4. Angebotene Projektbetreuung während der ganzen Laufzeit:      10 Punkte
  5. Realisierungskonzept:                                                            10 Punkte

Die Bewertungen zu Punkt 1, 2 und 3 wurden anhand der Formel [Max. Punkte * (bester Preis oder höchste Punktzahl / Preis oder Anzahl Punkte des analysierten Angebots)]

Die Bewertung zu Punkt 4 und 5 wurde durch Analyse der, laut Lastenheft angefragten Begleitdokumentation, im Rahmen eines Begleitausschusses, bestehend aus Vertretern des Projektteams im Ministerium, Vertretern aus dem Kabinett und Vertretern aus dem Unterrichtswesen erstellt

Nach Analyse der eingereichten Unterlagen haben die Anbieter folgende Gesamtpunkte auf 100 erzielt:

 

Kosmos:                                   83 Punkte       

Dr. Joseph Raabe :                    82 Punkte

Apkiosk:                                   81 Punkte

SWH:                                       49 Punkte

Basnet:                                    44 Punkte

 

3. Finanzielle Auswirkungen:

  • Die jährlichen Funktionskosten betragen zwischen 160.000,-€ und 250.000,-€ . Durch die schrittweise Einführung der Schulen in der Deutschsprachigen Gemeinschaft bis Juni 2024 sind die Lizenzkosten exponentiell zu der Anzahl Schulen/Schülern, die bis 2024 mit dem neuen Programm arbeiten werden.
  • Die Ausgaben gehen zu Lasten der Haushaltsposten 20.02-12.11 und 70.26-74.22
  • Für das Schuljahr 2021/2022 werden 2 halbe Vollzeitstellen für die Betreuung und Weiterentwicklung des neuen Schulverwaltungsprogramms im Grundschulwesen als Bindeglied zwischen den Anwendern in den Schulen, dem Projektteam im Ministerium und dem Anbieter des Programms benötigt.

4. Gutachten:

Positives Gutachten des Finanzinspektors vom 19/04/2021 (wird Montag nachgereicht) liegt vor.

5. Rechtsgrundlage:

  • Gesetz vom 17. Juni 2016 über öffentliche Aufträge
  • Gesetz vom 17. Juni 2013 über die Begründung, Unterrichtung und Rechtsmittel im Bereich öffentlicher Aufträge und bestimmter Bau-, Liefer- und Dienstleistungsaufträge sowie Konzessionen
  • Königlicher Erlass vom 18. April 2017 über die Vergabe öffentlicher Aufträge in den klassischen Bereichen
  • Königlicher Erlass vom 14. Januar 2013 zur Einführung der allgemeinen Ausführungsregeln der öffentlichen Aufträge
  • Verordnung (EU) 2016/679 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 27. April 2016 zum Schutz natürlicher Personen bei der Verarbeitung personenbezogener Daten, zum freien Datenverkehr und zur Aufhebung der Richtlinie 95/46/EG (Datenschutz-Grundverordnung, DSGVO).
  • Richtlinie (EU) 2016/680 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 27. April 2016 zum Schutz natürlicher Personen bei der Verarbeitung personenbezogener Daten durch die zuständigen Behörden zum Zwecke der Verhütung, Ermittlung, Aufdeckung oder Verfolgung von Straftaten oder der Strafvollstreckung sowie zum freien Datenverkehr und zur Aufhebung des Rahmenbeschlusses 2008/977/JI des Rates.
  • Gesetz vom 8. Dezember 1992 über den Schutz des Privatlebens hinsichtlich der Verarbeitung personenbezogener Daten.
  • Gesetz vom 3. Dezember 2017 zur Schaffung einer Datenschutzbehörde.
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