Sitzung vom 20. Juni 2017
1. Beschlussfassung :
Die Regierung genehmigt das Sonderlastenheft bezüglich eines öffentlichen Auftrags für den Druck und die Ausgabe von LBA-Schecks.
Die Vize-Ministerpräsidentin, Ministerin für Kultur, Beschäftigung und Tourismus wird mit der Durchführung des vorliegenden Beschlusses beauftragt.
2. Erläuterungen :
2.1. Kontext
Seit dem 1. Januar 2016 ist die Deutschsprachige Gemeinschaft zuständig für das System der lokalen Beschäftigungsagenturen (LBA). Dieses System verfolgt zwei Ziele: das Anbieten von gesellschaftlich relevanten Dienstleistungen, für die es im regulären Wirtschaftszyklus kein Angebot gibt, sowie die Beschäftigung von Langzeitarbeitslosen und Empfängern des Eingliederungseinkommens oder der Sozialhilfe.
Die Übertragung der Zuständigkeit an die Deutschsprachige Gemeinschaft bietet die Möglichkeit, das LBA-System deutlich zu vereinfachen. Durch das Dekret vom 23. Januar 2017 und den Erlass vom 8. Juni 2017 zur Vereinfachung des Systems der lokalen Beschäftigungsagenturen werden zwei grundlegende Änderungen vorgenommen, die am 1. Januar 2018 in Kraft treten:
Die Aufgaben der VoG werden ins Arbeitsamt integriert. Das Arbeitsamt wird auf dem deutschen Sprachgebiet als einzige lokale Beschäftigungsagentur eingesetzt. Das hat zur Folge, dass in der Deutschsprachigen Gemeinschaft überall das gleiche Regelwerk gelten wird (Scheckpreis, erlaubte Tätigkeiten, Einschreibegebühr etc.) und die Finanzflüsse des LBA-Systems direkt in die Buchführung des Arbeitsamtes integriert werden. Die räumliche Nähe wird außerdem die Anbindung an die Fachbereiche des Arbeitsamtes mit ihren verschiedenen Angeboten erleichtern.
Die LBA-Schecks, die ab dem 1. Januar 2018 ausgegeben werden, werden sowohl für die entschädigten Vollarbeitslosen als auch für die Empfänger des Eingliederungseinkommens oder der Sozialhilfe vom Arbeitsamt ausgezahlt.
Die ausgebende Gesellschaft nimmt im LBA-System eine wichtige Rolle ein. Sie ist insbesondere verantwortlich für den Druck und den Versand der LBA-Schecks, deren finanzielle und statistische Nachverfolgung sowie für das Erstellen von Steuer-bescheinigungen für die Nutznießer.
Die aktuelle ausgebende Gesellschaft (Edenred Belgium S.A.) wurde durch einen öffentlichen Auftrag bezeichnet, der am 1. Januar 2015 gestartet ist und noch bis zum 31. Dezember 2017 weiterläuft (siehe Lastenheft in der Anlage). Die Zusammenarbeit mit der ausgebenden Gesellschaft wird zurzeit noch zum größten Teil vom Landesamt für Arbeitsbeschaffung (LfA) wahrgenommen. Die Modalitäten sind im Übergangs-protokoll vom 4. Juni 2014 (insbesondere Artikel 28) geregelt.
Das Lastenheft des aktuellen Marktes sieht vor, dass die ausgebende Gesellschaft die Nachverfolgung aller LBA-Schecks gewährleisten muss, die sie ausgegeben hat, auch über den 31. Dezember 2017 hinaus. Zwischen dem Zeitpunkt, an dem ein LBA-Scheck ausgeben wird, und dem Zeitpunkt, an dem die ausgebende Gesellschaft die administrative Bearbeitung eines LBA-Schecks abgeschlossen hat, können bis zu 19 Monate vergehen. Auch nach dem 31. Dezember 2017 werden demnach LBA-Schecks im Umlauf sein, deren Nachverfolgung von Edenred Belgium S.A. unter der Kontrolle des LfA wahrgenommen wird.
Zum 1. Januar 2018 muss die Deutschsprachige Gemeinschaft die ausgebende Gesellschaft im Rahmen einer öffentlichen Auftragsvergabe neu bezeichnen. Zu diesem Zweck wurde das vorliegende Lastenheft erstellt.
1.2. Öffentliche Ausschreibung
Das vorliegende Lastenheft hat als Ziel, die ausgebende Gesellschaft zu bezeichnen, die mit verschiedenen Aufgaben im System der lokalen Beschäftigungsagenturen beauftragt wird.
Auftraggeber dieses Dienstleistungsauftrags ist die Regierung der Deutschsprachigen Gemeinschaft (Kapitel 2.1 des Lastenheftes). Der Auftrag wird für 4 Jahre vergeben, vom 1. Januar 2018 bis zum 31. Dezember 2021 (Kapitel 3.14) und in Form einer offenen Ausschreibung ohne europäische Bekanntmachung ausgeschrieben (Kapitel 2.4.).
Das Lastenheft umfasst folgende Dienstleistungen (Kapitel 2.3.) :
- Der Druck von LBA-Schecks, sowie deren Versand an die Nutznießer und das Arbeitsamt der Deutschsprachigen Gemeinschaft (ADG) (Kapitel 5.8.2., Anhang 3 und 5.8.3.2.). Ausgehend von den Vorjahren liegt die Auflage schätzungsweise zwischen 55.000 – 60.000 LBA-Schecks pro Jahr (Anhang 2);
- Die Zurverfügungstellung einer Datenbank, die die Einschreibung der Nutznießer der LBA-Schecks ermöglicht (Kapitel 5.8.3.1.);
- Die Zurverfügungstellung eines „Extranets“ sowohl für die Nutznießer (Kapitel 5.8.3.5.) als auch für das ADG und das Ministerium der Deutschsprachigen Gemeinschaft (Kapitel 5.8.5.5.);
- Die monatliche Abholung der LBA-Schecks, die von LBA-Arbeitnehmern beim ADG eingereicht wurden (Kapitel 5.8.5.2.);
- Die Rückerstattung an das ADG der LBA-Schecks, die vom ADG bei der ausgebenden Gesellschaft eingereicht wurden (Kapitel 5.8.5.2.);
- Die Rückerstattung des Saldos an das Ministerium der Deutschsprachigen Gemeinschaft, nachdem vom nominalen Scheckwert (=Einkaufspreis) des LBA-Schecks die Rückerstattung an das ADG sowie die durch die ausgebende Gesellschaft ausgelegten Versand- und Verwaltungskosten einbehalten wurden (Kapitel 5.8.5.3 und 5.8.5.4.);
- Das Erstellen von Steuerbescheinigungen für die privaten Nutznießer (Kapitel 5.8.3.3.);
- Der Umtausch und die Rückerstattung von LBA-Schecks an die Nutznießer und das ADG (Kapitel 5.8.3.4.);
- Das Anwenden einer Prozedur im Falle des Versands von fehlerhaften LBA-Schecks; sowie im Falle von nicht erhaltenen, verlorenen oder gestohlenen LBA-Schecks (Kapitel 5.8.3.4. und 5.8.4.);
- Das Erstellen von Daten zur statistischen und finanziellen Nachverfolgung des LBA-Systems, während der gesamten Umlaufzeit der ausgegebenen LBA-Schecks (Kapitel 5.8.5.5. und Anhänge 4 und 5);
- Die Information der Nutznießer (Kapitel 5.8.5.6.).
Der Auftrag wird an den Bieter vergeben, der das niedrigste reguläre Angebot abgegeben hat (Kapitel 2.4.). Das Angebot wird in Form eines Preises pro LBA-Scheck abgegeben. Dieser Preis pro LBA-Scheck umfasst die oben erwähnten Dienstleistungen, mit Ausnahme der Versandkosten, für die die ausgebende Gesellschaft die Kosten eines gewöhnlichen Postversands in Rechnung stellen darf (Kapitel 3.8.). Für die Rückerstattung von gültigen, verlorenen oder gestohlenen LBA-Schecks und die Bearbeitung von verfallenen LBA-Schecks darf die ausgebende Gesellschaft Verwaltungskosten berechnen, die im vorliegenden Lastenheft definiert sind (Kapitel 5.8.3.4., 5.8.5.3. und 5.8.5.4.).
3. Finanzielle Auswirkungen :
Die Entschädigung der ausgebenden Gesellschaft ist in Form eines Preises pro LBA-Scheck festgelegt. Der finanzielle Umfang des vorliegenden Auftrags hängt vom Preis pro LBA-Scheck (= Vergabekriterium) und vom Ausgabevolumen der LBA-Schecks ab.
Ausgehend von den Vorjahren liegt die Auflage schätzungsweise zwischen 55.000 – 60.000 LBA-Schecks pro Jahr. Das Angebot von Edenred Belgium S.A., das den Zuschlag im vorherigen Markt erhalten hat, lag bei 0,25 € ohne Mehrwertsteuer bzw. 0,3025 € inklusive Mehrwertsteuer pro LBA-Scheck. In Folge einer Preisanpassung lag der Marktpreis 2017 bei 0,3059 € pro LBA-Scheck.
Ausgehend von einem Ausgabevolumen von 60.000 LBA-Schecks pro Jahr würde der finanzielle Umfang der vorliegenden Ausschreibung, die den Markt für vier Jahre vergibt, bei 73.416 € (=60.000 * 0,3059 € * 4) liegen. Der finanzielle Umfang liegt somit deutlich unter 209.000 €, wodurch eine europäische Bekanntmachung des Auftrags nicht erforderlich ist.
Die Versandkosten der LBA-Schecks werden ebenfalls vom Ministerium der Deutschsprachigen Gemeinschaft getragen. Diese Kosten belaufen sich bei konstantem Ausgabevolumen und ausgehend von den Versandkosten des Jahres 2016 (956 €) auf rund 1.000 € pro Jahr, d.h. 4.000 € für die gesamte Laufzeit des Marktes.
Das Angebot von Edenred Belgium S.A, das den Zuschlag im vorherigen Markt erhalten hat, wurde auf Grundlage eines geschätzten Auftragsvolumens von rund 8 Mio. LBA-Schecks pro Jahr abgegeben (8.164.617 LBA-Schecks in 2013). Der Auftrag des LfA betraf den Druck und die Ausgabe von LBA-Schecks für Belgien. In Folge der Regionalisierung sind nun die zuständigen Teilstaaten für das LBA-System ihres jeweiligen Gebietes zuständig. Da die Auflage in der Deutschsprachigen Gemeinschaft (55.000 – 60.000 LBA-Schecks pro Jahr) sehr viel kleiner sein wird als die Auflage des vorherigen, belgienweiten Auftrags, ist im Vergleich zur Ausschreibung in 2014 mit einem höheren Preis pro LBA-Scheck zu rechnen.
Durch das Dekret vom 23. Januar 2017 und den Erlass vom 8. Juni 2017 zur Vereinfachung des Systems der lokalen Beschäftigungsagenturen hat die Deutschsprachige Gemeinschaft das LBA-System reformiert. Das neue Verwaltungs-modell bringt auch Vereinfachungen mit sich, die für die ausgebende Gesellschaft von Interesse sind und zu einem niedrigeren Preis pro LBA-Scheck führen können:
- Ab dem 1. Januar 2018 wird es eine einheitliche Liste zugelassener Aktivitäten sowie einen einheitlichen Preis für den Ankauf von LBA-Schecks geben;
- Die Anzahl Akteure im LBA-System wird drastisch reduziert, was zu erheblichen Vereinfachungen bei der Rückerstattung von LBA-Schecks sowie bei deren statistischer und finanzieller Nachverfolgung führt.
Weitere Elemente des vorliegenden Lastenheftes, die zu einem niedrigeren Preis pro LBA-Scheck führen können, sind der Verzicht auf das Anbieten eines Callcenter („Helpdesk“) und auf das Erstellen einer Website, die längere Laufzeit des Marktes (4 Jahre statt 1+1+1 Jahre) sowie eine Verringerung der Risiken der ausgebenden Gesellschaft (Höhe der Strafzahlungen (Anhang 6), Kostenübernahme für nicht erhaltene, verlorene und gestohlene LBA-Schecks (Kapitel 5.8.3.4.)).
Durch die Vereinfachung des Systems der lokalen Beschäftigungsagenturen werden rekurrent 40.891 € pro Jahr eingespart (siehe Note an die Regierung EXVIII/08.06.2017/IW/346), die für eventuelle Mehrkosten (verglichen mit dem aktuellen Preis pro LBA-Scheck von 0,3059 €) des vorliegenden Auftrags zur Verfügung stehen.
Das vorliegende Sonderlastenheft sieht eine mögliche Anpassung des Preises pro LBA-Scheck im laufenden Markt vor:
- Sollte die Auflage in einem Kalenderjahr weniger als 40.000 LBA-Schecks (20.000 LBA-Schecks) betragen, kann die ausgebende Gesellschaft ab dem Folgejahr den Preis um 6 % (12 %) erhöhen (Kapitel 3.8.).
- Eine jährliche Anpassung des Preises pro LBA-Scheck in Funktion der Schwankungsrate des durchschnittlichen Verbraucherpreisindexes ist möglich (Kapitel 3.17.). Eine Verminderung des Preises ist hierbei ausgeschlossen.
4. Gutachten :
Das Gutachten des Finanzinspektors vom 8. Juni 2017 liegt vor.
5. Rechtsgrundlage :
Lokale Beschäftigungsagenturen
Artikel 6 §1 Punkt IX. Nummer 11 des Sondergesetzes vom 8. August 1980 zur Reform der Institutionen;
Artikel 1 Absatz 1 des Dekretes vom 10. Mai 1999 zur Ausübung der Befugnisse der Wallonischen Region in den Angelegenheiten Beschäftigung und Ausgrabungen durch die Deutschsprachige Gemeinschaft;
Artikel 8 des Erlassgesetzes vom 28. Dezember 1944 über die soziale Sicherheit der Arbeitnehmer.
Öffentliche Auftragsvergabe
Gesetz vom 15. Juni 2006 über öffentliche Aufträge und bestimmte Bau-, Liefer- und Dienstleistungsaufträge;
Königlicher Erlass vom 15. Juli 2011 über die Vergabe öffentlicher Aufträge in den klassischen Bereichen;
Königlicher Erlass vom 14. Januar 2013 zur Einführung der allgemeinen Ausführungsregeln der öffentlichen Aufträge und öffentlichen Baukonzessionen;
Gesetz vom 17. Juni 2013 über die Begründung, Unterrichtung und Rechtsmittel im Bereich öffentlicher Aufträge und bestimmter Bau-, Liefer- und Dienstleistungsaufträge.