Sitzung vom 31. August 2017

Vergabe des öffentlichen Auftrags über den Druck und die Ausgabe von LBA-Schecks

1. Beschlussfassung :

Die Regierung verabschiedet den Beschluss zur Vergabe des öffentlichen Dienstleistungsauftrags über den Druck und die Ausgabe von LBA-Schecks.

Die Vize-Ministerpräsidentin, Ministerin für Kultur, Beschäftigung und Tourismus wird mit der Durchführung des vorliegenden Beschlusses beauftragt.

2. Erläuterungen :

2.1. Kontext

Seit dem 1. Januar 2016 ist die Deutschsprachige Gemeinschaft zuständig für das System der lokalen Beschäftigungsagenturen (LBA). Durch das Dekret vom 23. Januar 2017 und den Erlass vom 8. Juni 2017 zur Vereinfachung des Systems der lokalen Beschäftigungsagenturen wird das LBA-System in der Deutschsprachigen Gemeinschaft zum 1. Januar 2018 grundlegend reformiert.

Die ausgebende Gesellschaft nimmt im LBA-System eine wichtige Rolle ein. Sie ist insbesondere verantwortlich für den Druck und den Versand der LBA-Schecks, deren finanzielle und statistische Nachverfolgung sowie für das Erstellen von Steuer-bescheinigungen für die Nutznießer.

Die aktuelle ausgebende Gesellschaft (Edenred Belgium) wurde durch einen öffentlichen Auftrag bezeichnet, der am 1. Januar 2015 gestartet ist und noch bis zum 31. Dezember 2017 weiterläuft. Zum 1. Januar 2018 muss die Deutschsprachige Gemeinschaft die ausgebende Gesellschaft im Rahmen einer öffentlichen Auftragsvergabe neu bezeichnen.

Diesbezüglich hat die Regierung in ihrer Sitzung vom 20. Juni 2017 das Lastenheft 32.03-03/17.318 genehmigt. Der Auftrag wird für 4 Jahre vergeben, vom 1. Januar 2018 bis zum 31. Dezember 2021 (Kapitel 3.14) und in Form einer offenen Ausschreibung ohne europäische Bekanntmachung ausgeschrieben (Kapitel 2.4.).

Das Lastenheft umfasst folgende Dienstleistungen (Kapitel 2.3.) :

• Der Druck von LBA-Schecks, sowie deren Versand an die Nutznießer und das Arbeitsamt der Deutschsprachigen Gemeinschaft (ADG) (Kapitel 5.8.2., Anhang 3 und 5.8.3.2.). Ausgehend von den Vorjahren liegt die Auflage schätzungsweise zwischen 55.000 – 60.000 LBA-Schecks pro Jahr (Anhang 2);

• Die Zurverfügungstellung einer Datenbank, die die Einschreibung der Nutznießer der LBA-Schecks ermöglicht (Kapitel 5.8.3.1.);

• Die Zurverfügungstellung eines „Extranets“ sowohl für die Nutznießer (Kapitel 5.8.3.5.) als auch für das ADG und das Ministerium der Deutschsprachigen Gemeinschaft (Kapitel 5.8.5.5.);

• Die monatliche Abholung der LBA-Schecks, die von LBA-Arbeitnehmern beim ADG eingereicht wurden (Kapitel 5.8.5.2.);

• Die Rückerstattung an das ADG der LBA-Schecks, die vom ADG bei der ausgebenden Gesellschaft eingereicht wurden (Kapitel 5.8.5.2.);

• Die Rückerstattung des Saldos an das Ministerium der Deutschsprachigen Gemeinschaft, nachdem vom nominalen Scheckwert (=Einkaufspreis) des LBA-Schecks die Rückerstattung an das ADG sowie die durch die ausgebende Gesellschaft ausgelegten Versand- und Verwaltungskosten einbehalten wurden (Kapitel 5.8.5.3 und 5.8.5.4.);

• Das Erstellen von Steuerbescheinigungen für die privaten Nutznießer (Kapitel 5.8.3.3.);

• Der Umtausch und die Rückerstattung von LBA-Schecks an die Nutznießer und das ADG (Kapitel 5.8.3.4.);

• Das Anwenden einer Prozedur im Falle des Versands von fehlerhaften LBA-Schecks; sowie im Falle von nicht erhaltenen, verlorenen oder gestohlenen LBA-Schecks (Kapitel 5.8.3.4. und 5.8.4.);

• Das Erstellen von Daten zur statistischen und finanziellen Nachverfolgung des LBA-Systems, währendder gesamten Umlaufzeit der ausgegebenen LBA-Schecks (Kapitel 5.8.5.5. und Anhänge 4 und 5);

• Die Information der Nutznießer (Kapitel 5.8.5.6.).

1.2. Angebotseröffnung und Auftragsvergabe

Der Auftrag wird an den Bieter vergeben, der das niedrigste reguläre Angebot abgegeben hat (Kapitel 2.4.). Das Angebot wird in Form eines Preises pro LBA-Scheck abgegeben. Dieser Preis pro LBA-Scheck umfasst die oben erwähnten Dienstleistungen, mit Ausnahme der Versandkosten, für die die ausgebende Gesellschaft die Kosten eines gewöhnlichen Postversands in Rechnung stellen darf (Kapitel 3.8.). Für die Rückerstattung von gültigen, verlorenen oder gestohlenen LBA-Schecks und die Bearbeitung von verfallenen LBA-Schecks darf die ausgebende Gesellschaft Verwaltungskosten berechnen, die im Lastenheft definiert sind (Kapitel 5.8.3.4., 5.8.5.3. und 5.8.5.4.).

Am 31. Juli 2017 um 10 Uhr fand die Angebotseröffnung zu dieser Ausschreibung statt (siehe Protokoll in der Anlage). Es liegt ein Angebot des Bieters „Edenred Belgium“ vor (siehe Anlage). Die Struktur dieses Angebotes und das verwendete Angebotsformular entsprechen den Vorgaben des Lastenheftes (Kapitel 3.3. und Anhang 7).

„Edenred Belgium“ erfüllt zudem die Zugangsbedingungen, die in Kapitel 3.6.2. des Lastenheftes aufgeführt werden. Das Angebot erhält einen Strafregisterauszug des FÖD Justiz, in dem sich kein Eintrag befindet, sowie eine Bescheinigung des FÖD Finanzen, aus der hervorgeht, dass „Edenred Belgium“ seine Steuern und Abgaben (direkte und indirekte Steuern) gemäß der belgischen Gesetzgebung bezahlt hat (Seiten 16-19 des Angebotes). Aus der Zentralen Datenbank der Unternehmen (ZDU) geht hervor, dass sich „Edenred Belgium“ nicht in Konkurs, in Liquidation oder in gerichtlichem Vergleich  befindet (siehe Anlage). Außerdem liegt eine Bescheinigung des Landesamtes für Soziale Sicherheit vor, die bestätigt, dass „Edenred Belgium“ seine diesbezüglichen Beiträge gezahlt hat (siehe Anlage).

„Edenred Belgium“ erfüllt ebenfalls die qualitativen Auswahlkriterien, die in Kapitel 3.6.3. des Lastenheftes aufgeführt werden. Die finanzielle und wirtschaftliche Leistungsfähigkeit (Kapitel 3.6.3.1.) ist gewährleistet, da der durchschnittliche Umsatz zwischen 2014-2016 (42.045.750 €, davon 2.543.865 € in öffentlichen sozialen Programmen, siehe Seite 20 des Angebotes) deutlich über dem erforderlichen Mindestbetrag (gebotener Preis ohne MwSt. * Anzahl ausgegebene Schecks 2016 = 0,4800 € * 57.935 = 27.809 €) liegt. Auch die technische und berufliche Leistungsfähigkeit (Kapitel 3.6.3.2.) ist durch die Liste der bereits erbrachten und vergleichbaren Dienstleistungen ausreichend belegt („Edenred Belgium“ fungiert bereits als ausgebende Gesellschaft im aktuellen LBA-System).

Das Angebot von „Edenred Belgium“ beträgt 0,4800 € ohne MwSt. pro LBA-Scheck. Bei einem Mehrwertssteuersatz von 21 % beträgt das Angebot 0,5808 € inkl. MwSt. pro LBA-Scheck.

 „Edenred Belgium“ hat somit das niedrigste reguläre Angebot abgegeben und erhält gemäß Kapitel 2.4. des Lastenheftes den Zuschlag für den öffentlichen Auftrag für den Druck und die Ausgabe von LBA-Schecks.

In seinem Schreiben vom 25. Juli 2017 hat die Firma Sodexo (bis 2009 ausgebende Gesellschaft im LBA-System und aktuell in Flandern, Brüssel und der Wallonie mit der Ausgabe von Dienstleistungsschecks beauftragt) die Deutschsprachige Gemeinschaft darüber informiert, dass sie aus wirtschaftlichen Gründen kein Angebot abgibt.

3. Finanzielle Auswirkungen :

3.1. Auftragswert

Die Entschädigung der ausgebenden Gesellschaft ist in Form eines Preises pro LBA-Scheck festgelegt. Der finanzielle Umfang des vorliegenden Auftrags hängt vom Preis pro LBA-Scheck (= Vergabekriterium) und vom Ausgabevolumen der LBA-Schecks ab. 

Ausgehend von den Vorjahren liegt die Auflage schätzungsweise zwischen 55.000 – 60.000 LBA-Schecks pro Jahr. Bei einem Scheckpreis von 0,4800 € ohne. MwSt. und einer Dauer des Auftrags von 4 Jahren liegt der Auftragswert schätzungsweise zwischen 105.600 € und 115.200 € (und somit deutlich unter dem Schwellenwert von 209.000 €, der eine Bekanntmachung auf EU-Ebene erfordert).

Die Versandkosten der LBA-Schecks werden ebenfalls von der Deutschsprachigen Gemeinschaft getragen.  Diese Kosten belaufen sich bei konstantem Ausgabevolumen und  ausgehend von den Versandkosten des Jahres 2016 (956 €) auf rund 1.000 € pro Jahr, d.h. 4.000 € für die gesamte Laufzeit des Marktes. Diese Versandkosten sind jedoch nicht Bestandteil des Auftragswertes.

3.2. Möglichkeiten der Preisanpassung im laufenden Markt

Das Sonderlastenheft sieht eine mögliche Anpassung des Preises pro LBA-Scheck im laufenden Markt vor:

Sollte die Auflage in einem Kalenderjahr weniger als 40.000 LBA-Schecks (20.000 LBA-Schecks) betragen, kann die ausgebende Gesellschaft ab dem Folgejahr den Preis um 6 % (12 %) erhöhen (Kapitel 3.8.).

Eine jährliche Anpassung des Preises pro LBA-Scheck in Funktion der Schwankungsrate des durchschnittlichen Verbraucherpreisindexes ist möglich (Kapitel 3.17.). Eine Verminderung des Preises ist hierbei ausgeschlossen.

3.3. Kostenentwicklung im Vergleich zum aktuellen Markt

Das Angebot von „Edenred Belgium“, das im Jahr 2014 den Zuschlag für den aktuellen Markt erhalten hat, lag bei 0,2500 € ohne MwSt. bzw. 0,3025 € inklusive MwSt. pro LBA-Scheck. In Folge einer Preisanpassung lag der Preis 2017 bei 0,3059 € inklusive MwSt  pro LBA-Scheck. Bei einer Auflage zwischen 55.000 – 60.000 LBA-Schecks pro Jahr stellen sich die Kosten folgendermaßen dar:

Die Mehrkosten für die Deutschsprachige Gemeinschaft, die sich ab 2018 aus dem höheren Preis pro LBA-Scheck ergeben, belaufen sich auf schätzungsweise 15.120 € - 16.494 € pro Jahr.

Die Erhöhung des Preises pro LBA-Scheck ist mit der deutlich geringeren Auflage zu begründen. Der Auftrag des Landesamtes für Arbeitsbeschaffung betraf den Druck und die Ausgabe von LBA-Schecks für Belgien. Das Angebot von „Edenred Belgium“, das den Zuschlag im vorherigen Markt erhalten hat, wurde auf Grundlage eines geschätzten Auftragsvolumens von rund 8 Mio. LBA-Schecks pro Jahr abgegeben (8.164.617 LBA-Schecks in 2013). In Folge der Regionalisierung sind nun die zuständigen Teilstaaten für das LBA-System ihres jeweiligen Gebietes zuständig.

Die Entschädigung von „Edenred Belgium“ wird vollständig über die Beteiligung am Scheckwert finanziert. Pro LBA-Scheck erhält die Deutschsprachige Gemeinschaft 1,85 € (= nominaler Wert – Entschädigung LBA-Arbeitnehmer = 5,95 € - 4,10 €).

4. Gutachten :

Das Gutachten des Finanzinspektors vom  21. August 2017 liegt vor.

5. Rechtsgrundlage :

Lokale Beschäftigungsagenturen

Artikel 6 §1 Punkt IX. Nummer 11 des Sondergesetzes vom 8. August 1980 zur Reform der Institutionen;

Artikel 1 Absatz 1 des Dekretes vom 10. Mai 1999 zur Ausübung der Befugnisse der Wallonischen Region in den Angelegenheiten Beschäftigung und Ausgrabungen durch die Deutschsprachige Gemeinschaft;

Artikel 8 des Erlassgesetzes vom 28. Dezember 1944 über die soziale Sicherheit der Arbeitnehmer.

Öffentliche Auftragsvergabe

Gesetz vom 15. Juni 2006 über öffentliche Aufträge und bestimmte Bau-, Liefer- und Dienstleistungsaufträge;

Königlicher Erlass vom 15. Juli 2011 über die Vergabe öffentlicher Aufträge in den klassischen Bereichen;

Königlicher Erlass vom 14. Januar 2013 zur Einführung der allgemeinen Ausführungsregeln der öffentlichen Aufträge und öffentlichen Baukonzessionen;

Gesetz vom 17. Juni 2013 über die Begründung, Unterrichtung und Rechtsmittel im Bereich öffentlicher Aufträge und bestimmter Bau-, Liefer- und Dienstleistungsaufträge.