Sitzung vom 17. September 2020

Lastenheft zur Vergabe eines Dienstleistungsauftrages „Organisationsanalyse: Optimierungspotenziale in der Verbraucherschutzzentrale VoG“

1. Beschlussfassung:

Die Regierung genehmigt das Lastenheft zur Vergabe eines Dienstleistungsauftrags „Organisationsanalyse: Optimierungspotenziale in der Verbraucherschutzzentrale VoG“.

Der Vize-Ministerpräsident, Minister für Gesundheit und Soziales, Raumordnung und Wohnungswesen wird mit der Durchführung des vorliegenden Beschlusses beauftragt.

2. Erläuterungen:

Seit mehreren Jahren weist die Verbraucherschutzzentrale VoG in ihren Schreiben und Versammlungen auf finanzielle Schwierigkeiten und auf die Überbelastung ihres Personals hin. Im Jahr 2019 hat sich die Situation weiter zugespitzt und die VSZ VoG hat zwei interne Haushaltsentwürfe mit einem Defizit in Höhe von 22.045,75 Euro für das Jahr 2019 und einem Defizit in Höhe von 45.433,86 Euro für das Jahr 2020 beim zuständigen Fachbereich eingereicht.

Das effektive Defizit für das Jahr 2019 belief sich laut Abschlussbericht vom 4. Februar 2020 auf 4.166,24 Euro und blieb somit weit unter den erwarteten 22.045,75 Euro des Haushaltsentwurfs. Dennoch hat sich die Situation im Jahr 2020 nochmals verschärft und der Liquiditätsplan vom 31. Januar 2020 sieht ein Defizit von 58.000,00 Euro vor. Dies liegt somit 13.000,00 Euro über den ersten Haushaltsentwurf des Jahres 2020.

Nach Empfehlung des Fachbereichs und zwei Treffen zwischen der Regierung der Deutschsprachigen Gemeinschaft und der Verbraucherschutzzentrale VoG wurde beschlossen werden, eine Organisationsanalyse bei der VSZ VoG durchzuführen. Das Ziel dieser Organisationsanalyse ist die Dienstleistungen der VSZ VoG weiter zu verbessern und den Einsatz der finanziellen und personellen Mittel zu optimieren. Dies soll durch Qualitätssicherung, Kundenorientierung, Prozessoptimierung und Optimierung der Effektivität erreicht.

Um Optimierungspotenziale aufzuspüren, hat sich der geschulte und unabhängige Blick professioneller und erfahrener Organisationsberater bewährt. Deshalb möchte die Regierung einen externen Organisationsberater mit der Organisationsanalyse der Verbraucherschutzzentrale VoG beauftragen.

Das Lastenheft zu diesem Auftrag sieht zunächst vor, den Ist-Zustand zu erfassen und in einer kritischen Analyse zu beleuchten. Das Lastenheft sieht ebenfalls die Erarbeitung von konkreten Handlungsempfehlungen und ersten Umsetzungsvorschlägen vor.

Das Lastenheft wurde gemeinsam mit dem Fachbereich Lokale Behörden und Kanzlei ausgearbeitet und bereits in der Regierungssitzung vom 28. Mai 2020 genehmigt. Die Ausschreibung erfolgte vom 10. Juni bis zum 2. Juli 2020. Es wurden jedoch keine Angebote eingereicht.

Daraufhin wurde das Lastenheft unter Punkt 10, der qualitativen Auswahl, sowie unter Punkt 14.3, die Ausführungsfrist, angepasst. Somit sind die Auswahlkriterien gelockert worden und die Ausführungsfrist von 3 Monaten ist kein substanzielles Kriterium mehr. Um die Chancen auf ein Angebot zu erhöhen, wurde entschieden das Lastenheft ins Französische zu übersetzen. Darüber hinaus wird die Ausschreibungsfrist von 22 Tage auf 28 Tage erhöht.

3. Finanzielle Auswirkungen:

Die öffentliche Ausschreibung hat keine unmittelbaren finanziellen Auswirkungen.

Die Beauftragung des Anbieters wird jedoch finanzielle Auswirkungen haben, die sich aus der Vergabe des Auftrages ergeben. Der Auftrag wird im Rahmen eines vereinfachten Verhandlungsverfahren mit Bekanntmachung vergeben.

Dieses ermöglicht es mit den Anbietern zu verhandeln, um ein bestmögliches Angebot zu erreichen. Die finanziellen Auswirkungen entsprechen den Kosten der Organisationsanalyse.

Der Betrag geht zu Lasten des Haushaltsplans der Deutschsprachigen Gemeinschaft für die Haushaltsjahre 2020 und 2021, OB 20, PR 12, ZW 12.11.

4. Gutachten:

Den Vertretern des Verwaltungsrates der VSZ VoG wurde der Entwurf des Lastenheftes am 8. April 2020 zugeschickt. Den Anmerkungen des Verwaltungsrates wurde wie folgt Rechnung getragen:

Die SWOT-Analyse wurde im Lastenheft unter Punkt 7.1 Leistungsbeschreibung und in der Methodik hinzugefügt.

Das Gutachten des Finanzinspektors vom 20. Mai 2020 liegt vor.

5. Rechtsgrundlage:

• Gesetz vom 17. Juni 2016 über öffentliche Aufträge
• Gesetz vom 17. Juni 2013 über die Begründung, Unterrichtung und Rechtsmittel im Bereich öffentlicher Aufträge und bestimmter Bau-, Liefer- und Dienstleistungsaufträge sowie Konzessionen
• Königlicher Erlass vom 18. April 2017 über die Vergabe öffentlicher Aufträge in den klassischen Bereichen
• Königlicher Erlass vom 14. Januar 2013 zur Einführung der allgemeinen Ausführungsregeln der öffentlichen Aufträge
• Dekret vom 25. Mai 2009 über die Haushaltsordnung der Deutschsprachigen Gemeinschaft